La organización de un evento deportivo es una tarea apasionante pero que a su vez supone un desafío al requerir una cuidadosa planificación y ejecución.
Ya sea un torneo de alto nivel, una competición local o un evento deportivo con fines benéficos, cada paso en el proceso de organización contribuye a la correcta consecución y la satisfacción, tanto de los participantes en la competición, como de los asistentes.
En esta publicación, basándonos en nuestra experiencia tras 20 años de trayectoria en el sector de los eventos, en Workout repasamos los aspectos clave que debes tener en cuenta para llevar a cabo un evento de este tipo con éxito.
¿Qué entendemos por evento deportivo?
Existen diferentes modalidades de eventos deportivos, cada uno con sus propias características, objetivos y requisitos en su planificación. Entre los más habituales podemos encontrar:
- Torneos: Son eventos en los que varios equipos o individuos compiten en una serie de partidos eliminatorios hasta que uno resulta ganador. Algunos ejemplos son los torneos de tenis, baloncesto o fútbol.
- Carreras: Incluyen maratones, carreras de ciclismo, carreras de automóviles… Los participantes compiten por completar una distancia determinada en el menor tiempo posible.
- Campeonatos y ligas: Son competencias a largo plazo en las que los equipos o individuos compiten regularmente durante un período de tiempo, acumulando puntos para determinar al ganador final. Entre los ejemplos más comunes, encontramos las ligas de fútbol y los campeonatos de golf.
- Eventos de exhibición: Incluyen las demostraciones de habilidades, deportes extremos o incluso desafíos únicos que atraen a la audiencia por su espectacularidad.
- Eventos benéficos: Son eventos deportivos en cualquier formato, cuyo fin principal es recaudar fondos para una causa benéfica.
Cómo organizar un evento deportivo
A pesar de las particularidades que puedan tener los eventos en función de su formato y disciplina deportiva, todos comparten aspectos claves en su organización. Repasamos los más importantes a continuación:
1 – Elegir bien la fecha del evento deportivo
Una vez que hayas definido el lugar y las dimensiones del evento, el siguiente paso será seleccionar la fecha. Es imprescindible que no coincida con ninguna otra cita similar que pueda realizarse ese día en la ciudad, ya que de lo contrario el evento deportivo podría verse afectado por falta de asistencia, dificultad para llegar en transporte público, por estar las calles congestionadas, etc.
2 – No dejes nada a la improvisación
Antes de comenzar a planificar el evento deportivo, debes establecer sus objetivos. ¿Qué quieres conseguir con su celebración? Puede ser, desde aumentar la visibilidad de una marca, promocionar un equipo e incluso fomentar la participación en un deporte en particular.
También es necesario crear un plan detallado que abarque todos los aspectos del evento: desarrollo, aforo, presupuesto exacto, suministros, logística, personal, etc. Cada detalle cuenta.
3 – Prioriza la seguridad
Previamente, deberás tener en cuenta la seguridad del evento y desarrollar un plan de emergencia y evacuación teniendo en cuenta los accesos de los participantes y asistentes al espacio, el aforo total, las zonas de estacionamiento y los servicios médicos.
Otros documentos imprescindibles son la licencia de actividad, los proyectos técnicos y visados, los planes de autoprotección, los certificados de estructuras y el estudio del impacto sonoro. Desde el área de Seguridad de Workout podemos ayudarte a gestionar toda esta documentación para que solo tengas que preocuparte por el desarrollo del evento.
Por último, si el evento deportivo es multitudinario, también tendrás que coordinarte con las autoridades locales para garantizar que se cumplan todas las regulaciones y se implementen medidas que no están al alcance de empresas privadas (como puede ser cortar una calle para facilitar la salida de los asistentes al finalizar el evento).
4 – Promociona el evento deportivo
Atrae un mayor número de asistentes promocionando el evento con anterioridad. Cartelería, anuncios en radio o televisión, revistas, redes sociales… elige el medio que más se acerque al público objetivo de tu evento e invierte en publicidad para asegurar su visibilidad.
5 – Contrata personal para eventos
Cualquier evento deportivo, sobre todo si es de gran envergadura, puede precisar personal de montaje, de seguridad, de limpieza, de hostelería o de atención al cliente, entre otros perfiles.
Contratar personal capacitado y especializado en las tareas a realizar garantizará la máxima eficiencia antes, después y durante la ejecución del evento.
En Workout Events somos personal para eventos y estamos preparados para asesorarte y dimensionar el equipo humano necesario para la cita deportiva que tengas en mente. No dudes en contactarnos para poder facilitarte un presupuesto a medida para tu evento deportivo sin compromiso.
