Event-Dokumentenmanagement: Alles, was du zur Einhaltung der Vorschriften brauchst

Die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung erfordert eine tadellose Produktion und die Einstellung des besten Fachpersonals, aber zuallererst eine solide rechtliche Grundlage. Bei Workout Events wissen wir, dass die bürokratische Komplexität und die administrativen Formalitäten oft das größte Kopfzerbrechen für Agenturen und Organisatoren sind. Deshalb bieten wir einen spezialisierten Service für dieumfassende Bearbeitung von Event-Dokumenten an, der darauf ausgelegt ist, dir den Weg zu erleichtern und sicherzustellen, dass dein Projekt von Anfang bis Ende den geltenden Vorschriften entspricht.

Beratungs- und technische Managementleistungen Workout

Wir verfügen über ein Team von Spezialisten und qualifizierten Technikern, die sich um die Bearbeitung aller notwendigen Unterlagen kümmern, damit dein Projekt realisierbar, sicher und legal ist.

1. Genehmigungsanträge für Veranstaltungen im öffentlichen Raum

Wir erleichtern die Nutzung des öffentlichen Raums, indem wir alle notwendigen Genehmigungen und technischen Unterlagen bearbeiten, um die Zustimmung der zuständigen Behörde zu gewährleisten:

• Genehmigung von Veranstaltungen im öffentlichen Raum: Wir verwalten die notwendigen Genehmigungen für die Durchführung von Veranstaltungen auf Straßen oder Plätzen. Je nach Art des Kunden und Umfang der Veranstaltung erstellen wir individuell alle erforderlichen Pläne, Mitteilungen und Zertifikate.
• Genehmigung zur temporären Nutzung des öffentlichen Raums: Dieser Antrag wird gestellt, wenn die Veranstaltung eine Reservierung von Platz auf der Straße erfordert, um Elemente wie Strukturen, Hebebühnen, Stromgeneratoren usw. zu platzieren.
• Nutzung des öffentlichen Raums für Dreharbeiten: Wir bieten spezialisiertes Management für den audiovisuellen Sektor und bearbeiten spezifische Genehmigungen für Filme, Werbespots oder Serien, die Außenaufnahmen in städtischen Gebieten erfordern.

2. Sicherheit und Selbstschutz: die Säule deiner Veranstaltung

Wir entwickeln umfassende Strategien, um das Wohlbefinden von Teilnehmern, Mitarbeitern und Künstlern zu gewährleisten:

• Selbstschutzplan und Sicherheits-/Notfallplan: Dies sind technische und organisatorische Dokumente, die für bestimmte Aktivitäten obligatorisch sind und durch das Königliche Dekret 393/2007 (NBA) geregelt werden. Ihr Zweck ist es, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und präventive/Notfallmaßnahmen festzulegen. Darüber hinaus führen wir wichtige Treffen mit der Polizei und den zuständigen Behörden durch. Wir überwachen die Einhaltung dieser Pläne sowohl in der Vor-Veranstaltungsphase als auch während der Durchführung.
• Mobilitäts- und Zugänglichkeitsplan: Wir planen präzise Personenströme und den Zugang zum Veranstaltungsort, um ein komfortables Erlebnis zu gewährleisten, Menschenansammlungen zu vermeiden und eine reibungslose und sichere Evakuierung im Bedarfsfall zu sichern.

3. Lizenzen und technische Projekte: der rechtliche Rahmen

Wir stellen sicher, dass deine Veranstaltung vom ersten Tag an den staatlichen, regionalen und kommunalen Vorschriften entspricht, und geben dir die Gewissheit, jedes Detail unter Kontrolle zu haben:

• Antrag auf Veranstaltungslizenz: Ein umfassender Prozess, der die Bedarfsanalyse, die Verwaltung aller erforderlichen Unterlagen, die Erstellung von Plänen sowie die Einreichung und Vor-Veranstaltungsüberwachung zur endgültigen Erlangung der Lizenz umfasst.
• Technische Projekte und Genehmigungen: Erstellung von technischen Berichten, vollständigen Projekten mit Datenerfassung und Planimetrie. Wir verwalten die Einreichung bei Berufsverbänden und Behörden, einschließlich der Genehmigung spezifischer Strukturen.

4. Ingenieur- und Nachhaltigkeitszertifizierungen

Wir validieren die technische Sicherheit jedes Montageelements durch zugelassene Ingenieure und Architekten:

• Strukturzertifikate: Wir überwachen die Montage vor Ort und zertifizieren, dass Bühnen, Zelte oder Tribünen streng den strukturellen Sicherheitsvorschriften entsprechen, und erhalten die Genehmigung der zuständigen Kammer.
• Elektrische Berichte und Zertifikate: Wir verwalten die Dokumentation und Sicherheit temporärer Installationen und liefern die offizielle Zertifizierung an die öffentliche Verwaltung.
• Schallverträglichkeitsstudie: Wir führen präventive Studien durch, um die geltenden akustischen Vorschriften einzuhalten und die Harmonie mit der Umgebung zu gewährleisten.

Wie wir arbeiten? Von der Idee bis zum Veranstaltungstag

Unabhängig von der Art des Managements, das du brauchst, beinhaltet unser Engagement einen rigorosen und transparenten Arbeitsprozess

• Erstprüfung: Besprechungen, Datenerfassung und Sammlung von Lieferantendokumenten.
• Ingenieurphase: Durchführung von Studien, Plänen und genehmigten technischen Projekten.
• Administratives Management und Mediation: Wir reichen die Dokumente bei den zuständigen Stellen ein und nehmen an wichtigen Treffen mit der Verwaltung, den Gemeinderäten und den Notfallteams teil.
• Operative Begleitung: Überwachung während des Aufbaus, Treffen mit der Polizei und Präsenz vor, während und nach der Veranstaltung, um den Erfolg in allen Phasen zu gewährleisten.

Jede Verwaltung hat ihre eigenen Anforderungen und Vorschriften für die Bearbeitung dieser Genehmigungen. Deshalb passen wir unser Management an die lokalen Besonderheiten jedes Standorts an, um den Erfolg jedes Antrags zu gewährleisten.

Eine maßgeschneiderte Lösung: globales oder spezifisches Dokumentenmanagement

Unsere Erfahrung ermöglicht es uns, flexibel zu sein und uns an deine Arbeitsstruktur anzupassen. Wir können uns um 100 % des Dokumentenmanagements deiner Veranstaltung kümmern oder dir einfach bei einem konkreten Vorgang (wie einem Strukturzertifikat) zu einem bestimmten Zeitpunkt des Prozesses helfen.

Bei Workout Events stellen wir das spezialisierte Personal zur Verfügung, das dein Projekt Wirklichkeit werden lässt, und schützen deine Investition, indem wir sicherstellen, dass jedes Dokument in Ordnung ist. Vermeide Sanktionen, Verzögerungen oder unerwartete Schließungen, indem du Profis vertraust.

Hast du eine Veranstaltung in Aussicht und machst dir Sorgen um die Vorschriften? Kontaktiere uns noch heute und wir helfen dir, den rechtlichen Weg für dein nächstes großes Projekt zu ebnen.