Al contrario de lo que siempre se ha dicho, no existe el evento perfecto. Y es que siempre puede haber imprevistos durante el mismo. Pero no os preocupéis que aquí estamos nosotros y nuestro Departamento de Seguridad para poner orden, minimizar cualquier desviación y actuar para que todo salga según lo planeado y el evento sea un éxito. Por todo ello, podemos afirmar que la gestión perfecta sí que existe.
Lógicamente todos los eventos, sean sencillos o complejos, poco concurridos o multitudinarios, requieren una planificación y gestión eficiente para conseguir un desarrollo óptimo. Cuantas más personas y áreas haya que controlar, más recursos se necesitarán.
En Workout contamos con casi 20 años de experiencia consolidada que nos avala en el terreno de la Seguridad en todo tipo de eventos. Nuestro Director de Seguridad B.B. nos cuenta cómo gestionar la seguridad de un evento multitudinario y cómo coordinar a un equipo de más de 50 personas en varias áreas.
1 – PRE-EVENTO: Aspectos a tener en cuenta antes de organizar un evento
Sin duda es una parte vital en la organización que precisa el contacto directo con el organizador desde el inicio de cara a definir la distribución de los elementos y materiales (escenario, barras, baños, técnica, salidas emergencias, zona restauración…). Debe realizarse conforme a la Normativa y cumpliendo con la Ley que se aplique en cada caso.
· Tramitación de la documentación.
Comenzamos realizando el análisis y la tramitación integral de toda la documentación necesaria para la viabilidad del proyecto. Es fundamental saber cuales serán necesarios y ser conocedor de los plazos vigentes en cada uno de los trámites para poder cumplirlos y obtener las licencias o permisos pertinentes a tiempo.
Los plazos de tramitación de cada uno son distintos, desde unos días hasta varias semanas, razón por la cual, cuanto más familiarizados estemos con su gestión, mejor. En Workout lo tenemos claro y por eso somos expertos en la gestión de documentación, tales como: Solicitud de licencia de actividad, Proyectos técnicos y visados, Planes de autoprotección, Planes de seguridad / emergencias, Certificados de estructuras, Boletines y certificados eléctricos, Estudio de movilidad y accesibilidad, Estudio de impacto sonoro.
· Evaluación de necesidades de personal.
Otro factor a tener en cuenta en esta fase son las necesidades de personal que va a cubrir el evento. Debemos revisar bien la información del evento, hacer un reconocimiento de la zona y realizar el estudio de riesgos potenciales gracias al cual determinaremos las medidas necesarias durante el evento para garantizar su seguridad.
· Selección de personal.
Por último, y no menos importante, realizaremos la selección del personal, acorde al tipo de evento que se realice. Los perfiles dependerán enteramente de las funciones que vayan a desempeñar. (No es igual un concierto con una asistencia de miles de personas que una premier de cine con unos invitados muy exclusivos y con un volumen mucho menor).
2 – DURANTE EL EVENTO: Consideraciones durante el desarrollo del evento
En esta fase, durante el desarrollo del evento, es importante que se cumpla en todo momento con los detalles que nos marca el Plan de Seguridad. De esta manera, garantizaremos que las medidas propuestas se cumplan y evitaremos los riesgos potenciales.
· Formación y repaso del briefing al personal de seguridad
Siempre, previo al comienzo, es importante realizar una formación y/o repaso de briefing al personal que va a formar parte del dispositivo de seguridad para que no haya dudas sobre sus funciones, su correcta localización en el espacio y que conozcan el contenido del Plan, de manera que sepan cómo actuar en caso de que se produzca una Emergencia.
En Workout Somos Personal para Eventos y la profesionalización del personal es algo que tenemos muy claro desde nuestros comienzos. Un personal formado, correctamente uniformado, con experiencia y un trato exquisito con el público es fundamental para el buen desarrollo del evento. Además, deberá contar con todos los recursos necesarios (walkie talkie, vallas, catenarias, etc…)
Durante éste, el personal de Seguridad en todo momento debe estar cumpliendo con sus funciones ya que es el primer equipo de Emergencia y responsable del buen desarrollo de todas las fases del evento.
· Coordinación y colaboración con las Fuerzas de Seguridad.
De igual manera, en todo momento, el control, la buena coordinación, el uso correcto de medios técnicos y la colaboración con Fuerzas de Seguridad, en caso de ser necesario, pueden marcar la diferencia a la hora de garantizar el éxito de todo evento.
En caso de producirse cualquier tipo de incidencia, es mandatorio que el personal tenga clarísimo cómo tiene que actuar para minimizar el riesgo. De esto dependerá en gran parte que la incidencia quede como una anécdota y el éxito de tu evento permanezca en el recuerdo de los asistentes.
3 – POST-EVENTO: Evaluación tras la finalización del evento
· Análisis interno.
Una vez finalizado el evento, nos reuniremos con todo el personal para recibir feedback y comentar todo lo acontecido durante el desarrollo del mismo. En Workout creemos firmemente en que cada día hay que aprender y no hay mejor escuela que los propios eventos en los que participamos.
De igual manera, en caso de que hayan estado presentes, es recomendable mantener una reunión post-evento con los equipos de Fuerzas de Seguridad del Estado para analizar lo sucedido, exponer cualquier tipo de incidencia o aportar ideas de cara a mejorar la colaboración en un futuro.
· Feedback con cliente.
Ni que decir tiene, que también suma para nosotros el recibir la crítica del cliente una vez finalizado el evento, ya que no hay nadie mejor que ellos para manifestar su satisfacción. Esta actitud abierta y proactiva, sin lugar a dudas nos ha ayudado a llegar a dónde estamos ahora y es parte de lo que nos hace crecer cada día.
Si te ha parecido interesante este post, quizá también te pueda interesar conocer 5 consejos para manejar la producción de un evento con éxito.
¿Estás pensando organizar un evento? Contacta con nosotros y te daremos presupuesto sin compromiso.
