Im Gegensatz zu dem, was immer gesagt wird, gibt es keine perfekte Veranstaltung. Es gibt immer unvorhergesehene Ereignisse, die während der Veranstaltung auftreten können. Aber keine Sorge, wir und unsere Sicherheitsabteilung sorgen für Ordnung, minimieren eventuelle Abweichungen und sorgen dafür, dass alles nach Plan läuft und die Veranstaltung ein Erfolg wird. Daher können wir bestätigen, dass es eine perfekte Verwaltung gibt.
Logischerweise erfordern alle Veranstaltungen, ob einfach oder komplex, klein oder groß, eine effiziente Planung und Verwaltung, um eine optimale Entwicklung zu erreichen. Je mehr Personen und Bereiche zu überwachen sind, desto mehr Ressourcen werden benötigt.
Bei Workout verfügen wir über eine fast 20-jährige Erfahrung, die uns im Bereich der Sicherheit für alle Arten von Veranstaltungen auszeichnet. Unser Sicherheitsdirektor B.B. erzählt uns, wie man die Sicherheit einer Großveranstaltung managt und wie man ein Team von mehr als 50 Personen in verschiedenen Bereichen koordiniert.
1 – VOR DER VERANSTALTUNG: Aspekte, die vor der Organisation einer Veranstaltung zu berücksichtigen sind
Es handelt sich zweifellos um einen wesentlichen Teil der Organisation, der von Anfang an einen direkten Kontakt mit dem Veranstalter erfordert, um die Verteilung der Elemente und Materialien (Bühne, Bars, Toiletten, technische Ausrüstung, Notausgänge, Cateringbereich usw.) festzulegen. Sie muss in Übereinstimmung mit den Verordnungen und dem jeweils geltenden Recht durchgeführt werden.
– Bearbeitung der Dokumentation.
Wir beginnen mit der Analyse und umfassenden Aufbereitung aller für die Durchführbarkeit des Projekts erforderlichen Unterlagen. Es ist wichtig zu wissen, welche Anforderungen gestellt werden, und die Fristen für die einzelnen Verfahren zu kennen, um sie einzuhalten und die entsprechenden Lizenzen oder Genehmigungen rechtzeitig zu erhalten.
Die Bearbeitungszeiten sind unterschiedlich und reichen von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen, weshalb es umso besser ist, je besser wir mit ihrer Verwaltung vertraut sind. Wir bei Workout sind Experten für die Verwaltung von Unterlagen wie: Anträge auf Tätigkeitsgenehmigungen, technische Projekte und Visa, Selbstschutzpläne, Sicherheits-/Notfallpläne, bauliche Bescheinigungen, elektrische Gutachten und Zertifikate, Mobilitäts- und Zugänglichkeitsstudien sowie Lärmverträglichkeitsstudien.
– Bewertung des Personalbedarfs.
Ein weiterer Faktor, der in dieser Phase zu berücksichtigen ist, ist der Personalbedarf für die Veranstaltung. Wir müssen die Informationen über die Veranstaltung gründlich prüfen, eine Erkundung des Geländes durchführen und eine Untersuchung der potenziellen Risiken vornehmen, um die Maßnahmen festzulegen, die während der Veranstaltung erforderlich sind, um Ihre Sicherheit zu gewährleisten.
Personalauswahl.
Nicht zuletzt wählen wir das Personal je nach Art der Veranstaltung aus. Die Profile hängen ganz von den auszuführenden Funktionen ab. (Ein Konzert mit Tausenden von Zuhörern ist nicht dasselbe wie eine Filmpremiere mit sehr exklusiven Gästen und einer viel geringeren Lautstärke).
2 – WÄHREND DER VERANSTALTUNG: Überlegungen während des Ablaufs der Veranstaltung
In dieser Phase, während der Entwicklung der Veranstaltung, ist es wichtig, dass die im Sicherheitsplan festgelegten Einzelheiten jederzeit eingehalten werden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen eingehalten werden und vermeiden mögliche Risiken.
– Schulung und Einweisung des Sicherheitspersonals
Es ist immer wichtig, das Personal, das an den Sicherheitsvorkehrungen beteiligt sein wird, vor Beginn der Arbeiten zu schulen und/oder zu unterweisen, damit keine Zweifel über ihre Aufgaben und ihren korrekten Standort im Raum bestehen und sie den Inhalt des Plans kennen, damit sie wissen, wie sie sich im Notfall verhalten sollen.
Bei Workout sind wir Event Staff und die Professionalisierung unserer Mitarbeiter ist etwas, das uns seit unseren Anfängen sehr wichtig ist. Geschultes, korrekt gekleidetes und erfahrenes Personal, das die Öffentlichkeit vorbildlich behandelt, ist für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung unerlässlich. Außerdem muss er über alle erforderlichen Mittel verfügen (Funkgerät, Zäune, Oberleitung usw.).
Während der Veranstaltung muss das Sicherheitspersonal jederzeit seinen Pflichten nachkommen, da es das erste Notfallteam ist und für den reibungslosen Ablauf aller Phasen der Veranstaltung verantwortlich ist.
– Koordinierung und Zusammenarbeit mit den Sicherheitskräften;.
Ebenso können die Kontrolle, eine gute Koordinierung, der richtige Einsatz technischer Mittel und die Zusammenarbeit mit den Sicherheitskräften, falls erforderlich, zu jeder Zeit den Unterschied ausmachen, um den Erfolg einer Veranstaltung zu gewährleisten.
Im Falle eines Zwischenfalls muss das Personal unbedingt wissen, wie es sich verhalten soll, um das Risiko zu minimieren. Dies wird weitgehend darüber entscheiden, ob der Vorfall eine Anekdote bleibt und der Erfolg Ihrer Veranstaltung in der Erinnerung der Teilnehmer verbleibt.
3 – POST-EVENT: Bewertung nach dem Ende der Veranstaltung
Interne Analyse
Nach der Veranstaltung treffen wir uns mit allen Mitarbeitern, um ein Feedback zu erhalten und alles zu kommentieren, was während der Veranstaltung passiert ist. Wir bei Workout sind der festen Überzeugung, dass man jeden Tag lernen muss, und es gibt keine bessere Schule als die Veranstaltungen, an denen wir teilnehmen.
Ebenso ist es ratsam, nach dem Ereignis ein Treffen mit den Teams der staatlichen Sicherheitskräfte abzuhalten, um die Ereignisse zu analysieren, eventuelle Vorfälle zu schildern oder Ideen für eine bessere Zusammenarbeit in der Zukunft einzubringen, falls sie anwesend waren.
Kunden-Feedback
Selbstverständlich ist es für uns auch wichtig, nach der Veranstaltung die Kritik der Kunden entgegenzunehmen, denn niemand kann besser als sie ihre Zufriedenheit ausdrücken. Diese offene und proaktive Einstellung hat uns zweifellos dorthin gebracht, wo wir jetzt sind, und ist Teil dessen, was uns jeden Tag wachsen lässt.
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